Beschluss AOF:

Der Ausschuss für Organisation und Finanzen nahm den Bericht nebst Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.

 

 

Beschluss Verbandsgemeinderat:

Der Verbandsgemeinderat nahm den Bericht zur Kenntnis. Die Stellungnahme der Verwaltung wurde ebenfalls zustimmend zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird beauftragt, diese Prüfung gem. § 110 Abs. 6 GemO öffentlich auszulegen.

 

Sachverhalt:

 

Die letzte unvermutete überörtliche Prüfung der Verbandsgemeindekasse durch das Rechnungsprüfungsamt der Kreisverwaltung Vulkaneifel fand am 26.10.2010 statt.

 

Im entsprechenden Prüfungsbericht vom 03.11.2010 wurden folgende Feststellungen getroffen, die der Nachprüfung bedurften:

 

1.)   „Anlass zur wesentlichen Beanstandung gibt nach wie vor das Defizit bei der Nachweisung der Finanzmittel aus den Beständen in entsprechenden Finanzkonten. Die softwareseitige Dokumentation und Abstimmungsmöglichkeit ist unzureichend und nicht gesetzeskonform.

 

Auf das Erfordernis der unverzüglichen Abstellung dieses erheblichen Mangels wird erneut hingewiesen. Die bereits eingeleiteten Maßnahmen hierzu wurden uns während der Prüfung dargelegt.

 

2.)   In Forderungsfällen mit dinglicher Last, die sich in Vollstreckung befinden (z.B. Erschließungsbeiträge nach BauGB) ist darauf hinzuwirken, dass von der Möglichkeit zur Sicherung der Ansprüche durch Grundbucheintragung Gebrauch gemacht wird.

 

3.)   Soweit sich noch Regelungslücken ergeben, die nicht durch Dienstanweisungen abgedeckt sind, sind diese durch Erlass einer weiteren Dienstanweisung abzudecken; bestehende Dienstanweisungen sind an die neue Rechtslage anzupassen. Solange die nach neuem Haushaltsrecht erforderlichen Dienstanweisungen noch nicht erlassen sind, sind diese mit Umstellung auf die neue Finanz-Software in angemessener Zeit zu erlassen.

 

4.)   Die Bestände der Kfz-Briefe im Verwahrgelass sind zu prüfen. Übereinstimmung zwischen Bestand und Überwachungsverzeichnis ist herzustellen.

 

5.)   Im Sparbuch mit der ID B1 (Kto. 24006063) sollte der Vermerk „Verfügung nur mit Zustimmung der Verbandsgemeinde“ nachgetragen werden, um unbefugte/unkontrollierte Bewegung der Einlage zu verhindern.“

 

Diese Prüfungsbeanstandungen und Prüfungsbemerkungen wurden umfassend ausgeräumt (siehe Seiten 3 und 4 des Prüfungsberichtes vom 31.08.2011).

 

Anzumerken ist, dass der unter Punkt 1 aufgeführte erhebliche Mangel der falsch ausgewiesenen Finanzmittelbestände nur durch den Wechsel der Finanzsoftware zu beheben war.

 

Die entsprechenden Feststellungen hierzu ergeben sich aus dem abschließenden Prüfungsergebnis, in welchem folgendes ausgeführt wird:

 

„Besonderen Wert hat das Rechnungsprüfungsamt bei dieser Prüfung auf die Handlungen in der Umstellungsphase DATEV/INFOMA gelegt. Ausweislich unserer Prüfungen erkennen wir dahingehend, dass der größte Teil der Probleme in der Verwaltung der Hauptkasse durch den Systemwechsel ausgeräumt werden konnte oder diese derzeit in zeitlich eng aufeinanderfolgenden Abständen behoben werden, indem praktikable Lösungen in Abstimmung mit dem Systemhaus erarbeitet und umgesetzt werden.

Die Leitung der Verbandsgemeindeverwaltung, als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzverwaltung haben deutlich gemacht, dass mit der Wahl der neuen Anwendersoftware auch mit dem hierfür verantwortlich zeichnenden Systemhaus ein kompetenter Partner gewonnen wurde, der die bestehenden, zum Teil seit langem existenten Probleme in der Finanzverwaltung terminlich zuverlässig und fachlich versiert lösen kann. (Seite 24 des Prüfungsberichtes vom 31.10.2012)

 

Positiv angemerkt worden ist seitens des Rechnungsprüfungsamtes in Bezug auf Punkt 2 des letzten Prüfungsberichtes, dass die offenen Fälle bei Amtshilfeersuchen erheblich gesunken sind und zwar von damals 800 offenen Fällen auf derzeit 156 offene Fälle. Das gleiche gilt für den noch offenen Bestand der eigenen Forderungen, bei denen sowohl die Fallzahl als auch der offen stehende Betrag erheblich gesunken ist.

Darüber hinaus führt das Rechnungsprüfungsamt an, dass die mittlerweile turnusmäßige und stringente Verfolgung der offenen Forderungen zu einer spürbar besseren Zahlungsmoral beitrage und merkt weiterhin positiv an, dass ältere Forderungen z.B. durch dingliche Absicherung vollumfänglich zugunsten der Gemeindekasse abgesichert seien.

 

Im Abschlussvermerk bezüglich des Mahn- und Vollstreckungswesens heißt es:

 

„In Bezug auf die Vollstreckungstätigkeiten der Verbandsgemeindekasse bescheinigt das Rechnungsprüfungsamt eine erhebliche Verbesserung der Situation, die nicht nur auf die Softwareumstellung, sondern im wesentlichen auf die intensive und ergebnisorientierte Bearbeitung durch den zuständigen Sachbearbeiter bewirkt worden ist.“

 

Einzige, zu behebende Prüfungsbemerkung mit Handlungsbedarf war die Verbesserung der Überwachungslisten der Bargeldkasse, da diese die erforderliche rechnerische Richtigkeit, Sorgfalt und Übersichtlichkeit vermissen lassen. Hier empfahl das Rechnungsprüfungsamt, neue Überwachungslisten zur weiteren händischen Eintragung herzustellen, die alle Platzhalter bzw. Spalten für die erforderlichen Informationen enthalten. (Seite 24 des Prüfungsberichtes)

 

Die Überwachungslisten wurden zwischenzeitlich neu gestaltet, so dass sie den gewünschten Anforderungen des Rechnungsprüfungsamtes Rechnung tragen.

 

Somit ist diese einzige Prüfungsbemerkung mittlerweile ausgeräumt, so dass kein weiterer Handlungsbedarf im Hinblick auf die unvermutete überörtliche Kassenprüfung mehr besteht.

 

Zu guter Letzt kann positiv noch die abschließende Bemerkung des Prüfungsamtes festgehalten werden:

 

„Das Rechnungsprüfungsamt erkennt die damit verbundenen Leistungen der Verbandsgemeindeverwaltung ausdrücklich an und kann die erarbeiteten Ergebnisse im Rahmen dieser Prüfung bestätigen.“  (Seite 25 des Prüfungsberichtes)

 

Die Verwaltungsleitung und auch die Leiterin der Verbandsgemeindekasse sowie die MitarbeiterInnen der Gemeindekasse sind auch weiterhin bestrebt, eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten und den Forderungsbestand auf diesem sehr guten niedrigen Niveau zu behalten.