Sitzung: 11.05.2023 Verbandsgemeinderat
Beschluss: einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 35
Vorlage: 1-0203/23/01-076/1
Beschluss:
Der
Verbandsgemeinderat nimmt den Prüfbericht zur Kenntnis. Die
Prüfungsfeststellungen und Hinweise der Verwaltung zu den Punkten 1 bis 3
sollen wie im Sachverhalt beschrieben umgesetzt werden.
Der
Verbandsgemeinderat fasst zum Punkt 4 folgenden Beschluss:
Der
Forderung des GPA „In Bezug auf die Zuständigkeiten Kasse / Haushalt und die
damit in Zusammenhang stehenden Software-Anwenderberechtigungen ist die
bestehende Personalunion bei der Leiterin der Kasse unverzüglich aufzuheben“
soll zunächst nicht gefolgt werden.
Die
Verwaltung wird beauftragt, mit dem Gemeindeprüfungsamt der Kreisverwaltung
Vulkaneifel zu klären, welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit die
Bedenken ausgeräumt werden können. Ziel ist es, Frau Sonntag mit dem jetzigen
Aufgabenzuschnitt weiterhin als Haushaltssachbearbeiterin und Leiterin der
VG-Kasse bei der VG Gerolstein zu beschäftigen.
Sachverhalt:
Mit Schreiben vom 17.03.2023 wurde der VG-Verwaltung von
der Kreisverwaltung Vulkaneifel, Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt, der
Bericht über eine unvermutete überörtliche Prüfung der Verbandsgemeindekasse
Gerolstein vom 14.11.2022 zugesandt.
Nach den § 33 Abs. 1 i. V. m. § 64 Abs. 2 Gemeindeordnung
Rheinland-Pfalz (GemO) ist der Verbandsgemeinderat über das Ergebnis der
Prüfung zu unterrichten. Dementsprechend erfolgt auch eine Information im
fachlich zuständigen Haupt- und Finanzausschuss. Der gesamte Prüfbericht ist
als Anlage beigefügt.
Die Prüfung durch das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt
der Kreisverwaltung Vulkaneifel fand in der Zeit vom 25.07. bis 27.07.2022 in
den drei Verwaltungsstandorten statt. Im Prüfungsbericht sind verschiedene
Punkte aufgeführt, die nachfolgend aufgegriffen und erläutert werden.
Der Prüfbericht stellt fest, dass es seitens der
Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein keine Stellungnahme gegenüber dem
Gemeindeprüfungsamt zu den festgestellten Punkten erforderlich ist. Das
Schreiben der Kreisverwaltung hingegen sieht sehr wohl die Notwendigkeit bzgl.
eines Prüfungspunktes. Wir beabsichtigen daher entsprechend dem Schreiben tätig
zu werden.
1.
Dienstanweisung
Finanzwesen:
Nach der Fusion muss für die Verwaltung eine umfassende
Dienstanweisung für das Finanzwesen ausgearbeitet und in Kraft gesetzt werden.
Am 18.12.2020 wurde der erste Bereich der Dienstanweisung erlassen. Hierbei
handelt es sich um folgende Abschnitte:
A)
Anordnungswesen
B)
Buchführung
Es fehlen noch zwei weitere Abschnitte:
C)
Verbandsgemeindekasse
D)
Überwachung und Prüfung der Buchführung und
Zahlungsabwicklung
Diese Punkte sind sehr komplex. Daher wurden hierfür
zunächst Regelungen in Handlungsanweisungen getroffen. Diese
Handlungsanweisungen wurden und werden aktuell von der neuen Kassenleitung
überarbeitet und überprüft. Sofern diese Schritte abgeschlossen sind, werden
wir für diese Abschnitte C und D ebenfalls eine entsprechende Dienstanweisung
erlassen. Aktuell gehen wir davon aus, dass dies bis zum Sommer 2023 abgeschlossen
werden kann.
2.
Zahlstelle
„Frei- und Hallenbad Gerolstein“:
Das Gemeindeprüfungsamt merkt aus, dass die Zahlstelle
„Frei- und Hallenbad Gerolstein“ verbesserungsbedürftig ist. Bereits vor der
Prüfung durch das GPA haben wir diese Situation durch interne Kassenprüfungen
und auf Grund von Unstimmigkeiten bei Kassenabschlüssen festgestellt. Seitens
der Verwaltung steht man aktuell mit den Beschäftigten im Bereich Frei- und
Hallenbad Gerolstein im Austausch, wie dies „besser“ abgewickelt werden kann.
Die Führung von Strichlisten und das spätere Einbuchen
war der Corona-Situation (Schlangen bei Eintritten zu den Eintrittsblocks)
geschuldet. Aktuell sollten keine Strichlisten mehr geführt werden. Auch wurde
durch die Einführung einer neuen Barkasse zu Beginn des Monats April 2023 eine
Verbesserung erzielt. Wir arbeiten darauf hin, die Abläufe weiter zu
verbessern.
3.
Sparbücher:
Das Gemeindeprüfungsamt sieht Verbesserungsbedarf bei der
Verwahrung von Sparbüchern. Aus Sicht des GPA liegen in Teilen Sparbücher vor,
welche auch als Sonderposten bzw. Sonderrechnungen dargestellt werden könnten
und dann auch für die Liquidität der VG-Kasse zur Verfügung stehen.
Seit Bestehen der VG Gerolstein stellt die Liquidität der
VG-Kasse keine Herausforderung dar. Darüber hinaus lassen sich auch nicht alle
Sparbücher auflösen und als Sonderposten übernehmen, da dies vertraglich so
vereinbart ist.
Die Verwaltung wird bei künftigen vertraglichen
Regelungen bzw. bei der Hinterlegung von Sicherheiten darauf achten, dass man
möglichst auf neue Sparbücher verzichtet. Die derzeit vorliegenden Sparbücher
möchte man aber nicht weiter hinterfragen bzw. auflösen und als Sonderposten
weiterführen.
4.
Kassenleitung
/ Haushaltssachbearbeitung:
Letztendlich fordert uns das Gemeindeprüfungsamt auf, die
Zuständigkeiten Kasse / Haushalt und die damit im Zusammenhang stehenden
Software-Anwenderberechtigungen bzgl. der Personalunion bei der Leiterin der
VG-Kasse aufzuheben.
Zum 01.04.2022 haben wir Frau Petra Sonntag mit der
Leitung der VG-Kasse beauftragt. Frau Sonntag nimmt neben der Kassenleitung
ebenfalls noch die Haushalts-Sachbearbeitung von elf Ortsgemeinden der VG
Gerolstein wahr.
Im Vorfeld der Bestellung von Frau Petra Sonntag hat eine
Abstimmung mit dem Leiter des Gemeindeprüfungsamt stattgefunden. Hierin wurde
uns mitgeteilt, dass das GPA es grds. begrüßen würde, wenn es keine
Personalunion geben würde, dies ausnahmsweise aber möglich wäre, wenn die
Zugriffsrechte klar geklärt sind. Frau Sonntag hat auf Grund ihrer IT-Rechte keine
Möglichkeit, Zahlungen zu leisten bzw. Kontobewegungen durchzuführen. Ihr sind
ausschließlich Inforechte zugewiesen. Auch aus Sicht der Verwaltung ist es
klar, dass wir ihre Rechte so beschränken müssen, dass es zu keinem
Unterschlagungsfall kommen kann.
Die Unterstellung im Prüfungsbericht, dass die Auswahl
auf Frau Sonntag ausschließlich gefallen ist, da sie das Softwareanwendung
bedienen kann, ist nicht korrekt. Wir haben bereits damals sehr ausführlich
dargelegt, dass wir uns nach einem erfolglosen externen Versuch dazu
entschieden haben, die Stelle mit Frau Sonntag zu besetzen, da sie Kenntnisse
über die Arbeit auf der VG-Kasse besitzt, natürlich auch die Software
vollumfänglich bedienen kann und wir ihr zutrauen, die umfangreichen
Herausforderungen auf der VG-Kasse zu meistern. Nach rd. einem Jahr können wir
Frau Sonntag attestieren, dass sie unsere Einschätzung nicht enttäuscht und
viele Dinge im Bereich der VG-Kasse deutlich verbessert hat.
Seitens der Verwaltung ist man daher aktuell nicht bereit,
die Personalunion aufzuheben. Vielmehr sollte in Zusammenarbeit mit dem GPA
geklärt werden, warum die Verfahrensweise trotz vorheriger Abstimmung nun doch
noch einmal im Prüfbericht aufgegriffen wird.