Beschluss:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den Prüfbericht zur Kenntnis. Die Prüfungsfeststellungen und Hinweise der Verwaltung zu den Punkten 1 bis 3 sollen wie im Sachverhalt beschrieben umgesetzt werden.

 

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Verbandsgemeinderat zum Punkt 4 folgenden Beschluss zu fassen:

 

Der Forderung des GPA „In Bezug auf die Zuständigkeiten Kasse / Haushalt und die damit in Zusammenhang stehenden Software-Anwenderberechtigungen ist die bestehende Personalunion bei der Leiterin der Kasse unverzüglich aufzuheben“ soll zunächst nicht gefolgt werden.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, mit dem Gemeindeprüfungsamt der Kreisverwaltung Vulkaneifel zu klären, welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit die Bedenken ausgeräumt werden können. Ziel ist es, Frau Sonntag mit dem jetzigen Aufgabenzuschnitt weiterhin als Haushaltssachbearbeiterin und Leiterin der VG-Kasse bei der VG Gerolstein zu beschäftigen.

Sachverhalt:

 

Mit Schreiben vom 17.03.2023 wurde der VG-Verwaltung von der Kreisverwaltung Vulkaneifel, Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt, der Bericht über eine unvermutete überörtliche Prüfung der Verbandsgemeindekasse Gerolstein vom 14.11.2022 zugesandt.

 

Nach den § 33 Abs. 1 i. V. m. § 64 Abs. 2 Gemeindeordnung Rheinland-Pfalz (GemO) ist der Verbandsgemeinderat über das Ergebnis der Prüfung zu unterrichten. Dementsprechend erfolgt auch eine Information im fachlich zuständigen Haupt- und Finanzausschuss. Der gesamte Prüfbericht ist als Anlage beigefügt.

 

Die Prüfung durch das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt der Kreisverwaltung Vulkaneifel fand in der Zeit vom 25.07. bis 27.07.2022 in den drei Verwaltungsstandorten statt. Im Prüfungsbericht sind verschiedene Punkte aufgeführt, die nachfolgend aufgegriffen und erläutert werden.

 

Der Prüfbericht stellt fest, dass es seitens der Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein keine Stellungnahme gegenüber dem Gemeindeprüfungsamt zu den festgestellten Punkten erforderlich ist. Das Schreiben der Kreisverwaltung hingegen sieht sehr wohl die Notwendigkeit bzgl. eines Prüfungspunktes. Wir beabsichtigen daher entsprechend dem Schreiben tätig zu werden.

 

1.       Dienstanweisung Finanzwesen:

Nach der Fusion muss für die Verwaltung eine umfassende Dienstanweisung für das Finanzwesen ausgearbeitet und in Kraft gesetzt werden. Am 18.12.2020 wurde der erste Bereich der Dienstanweisung erlassen. Hierbei handelt es sich um folgende Abschnitte:

A)      Anordnungswesen

B)      Buchführung

 

Es fehlen noch zwei weitere Abschnitte:

C)      Verbandsgemeindekasse

D)      Überwachung und Prüfung der Buchführung und Zahlungsabwicklung

 

Diese Punkte sind sehr komplex. Daher wurden hierfür zunächst Regelungen in Handlungsanweisungen getroffen. Diese Handlungsanweisungen wurden und werden aktuell von der neuen Kassenleitung überarbeitet und überprüft. Sofern diese Schritte abgeschlossen sind, werden wir für diese Abschnitte C und D ebenfalls eine entsprechende Dienstanweisung erlassen. Aktuell gehen wir davon aus, dass dies bis zum Sommer 2023 abgeschlossen werden kann.

 

2.       Zahlstelle „Frei- und Hallenbad Gerolstein“:

Das Gemeindeprüfungsamt merkt aus, dass die Zahlstelle „Frei- und Hallenbad Gerolstein“ verbesserungsbedürftig ist. Bereits vor der Prüfung durch das GPA haben wir diese Situation durch interne Kassenprüfungen und auf Grund von Unstimmigkeiten bei Kassenabschlüssen festgestellt. Seitens der Verwaltung steht man aktuell mit den Beschäftigten im Bereich Frei- und Hallenbad Gerolstein im Austausch, wie dies „besser“ abgewickelt werden kann.

 

Die Führung von Strichlisten und das spätere Einbuchen war der Corona-Situation (Schlangen bei Eintritten zu den Eintrittsblocks) geschuldet. Aktuell sollten keine Strichlisten mehr geführt werden. Auch wurde durch die Einführung einer neuen Barkasse zu Beginn des Monats April 2023 eine Verbesserung erzielt. Wir arbeiten darauf hin, die Abläufe weiter zu verbessern.

 

3.       Sparbücher:

Das Gemeindeprüfungsamt sieht Verbesserungsbedarf bei der Verwahrung von Sparbüchern. Aus Sicht des GPA liegen in Teilen Sparbücher vor, welche auch als Sonderposten bzw. Sonderrechnungen dargestellt werden könnten und dann auch für die Liquidität der VG-Kasse zur Verfügung stehen.

 

Seit Bestehen der VG Gerolstein stellt die Liquidität der VG-Kasse keine Herausforderung dar. Darüber hinaus lassen sich auch nicht alle Sparbücher auflösen und als Sonderposten übernehmen, da dies vertraglich so vereinbart ist.

 

Die Verwaltung wird bei künftigen vertraglichen Regelungen bzw. bei der Hinterlegung von Sicherheiten darauf achten, dass man möglichst auf neue Sparbücher verzichtet. Die derzeit vorliegenden Sparbücher möchte man aber nicht weiter hinterfragen bzw. auflösen und als Sonderposten weiterführen.

 

4.       Kassenleitung / Haushaltssachbearbeitung:

Letztendlich fordert uns das Gemeindeprüfungsamt auf, die Zuständigkeiten Kasse / Haushalt und die damit im Zusammenhang stehenden Software-Anwenderberechtigungen bzgl. der Personalunion bei der Leiterin der VG-Kasse aufzuheben.

 

Zum 01.04.2022 haben wir Frau Petra Sonntag mit der Leitung der VG-Kasse beauftragt. Frau Sonntag nimmt neben der Kassenleitung ebenfalls noch die Haushalts-Sachbearbeitung von elf Ortsgemeinden der VG Gerolstein wahr.

 

Im Vorfeld der Bestellung von Frau Petra Sonntag hat eine Abstimmung mit dem Leiter des Gemeindeprüfungsamt stattgefunden. Hierin wurde uns mitgeteilt, dass das GPA es grds. begrüßen würde, wenn es keine Personalunion geben würde, dies ausnahmsweise aber möglich wäre, wenn die Zugriffsrechte klar geklärt sind. Frau Sonntag hat auf Grund ihrer IT-Rechte keine Möglichkeit, Zahlungen zu leisten bzw. Kontobewegungen durchzuführen. Ihr sind ausschließlich Inforechte zugewiesen. Auch aus Sicht der Verwaltung ist es klar, dass wir ihre Rechte so beschränken müssen, dass es zu keinem Unterschlagungsfall kommen kann.

 

Die Unterstellung im Prüfungsbericht, dass die Auswahl auf Frau Sonntag ausschließlich gefallen ist, da sie das Softwareanwendung bedienen kann, ist nicht korrekt. Wir haben bereits damals sehr ausführlich dargelegt, dass wir uns nach einem erfolglosen externen Versuch dazu entschieden haben, die Stelle mit Frau Sonntag zu besetzen, da sie Kenntnisse über die Arbeit auf der VG-Kasse besitzt, natürlich auch die Software vollumfänglich bedienen kann und wir ihr zutrauen, die umfangreichen Herausforderungen auf der VG-Kasse zu meistern. Nach rd. einem Jahr können wir Frau Sonntag attestieren, dass sie unsere Einschätzung nicht enttäuscht und viele Dinge im Bereich der VG-Kasse deutlich verbessert hat.

 

Seitens der Verwaltung ist man daher aktuell nicht bereit, die Personalunion aufzuheben. Vielmehr sollte in Zusammenarbeit mit dem GPA geklärt werden, warum die Verfahrensweise trotz vorheriger Abstimmung nun doch noch einmal im Prüfbericht aufgegriffen wird.

 

 

Der Bericht über die überörtliche Prüfung der Verbandsgemeindekasse Gerolstein im Jahr 2022 wird von Fachbereichsleiter Arno Fasen vorgestellt. Der Ausschuss teilt die Meinung der Verwaltung zum Punkt 4, dass die Forderung des GPA „In Bezug auf die Zuständige Kasse / Haushalt und die damit in Zusammenhang stehende Software-Anwenderberechtigungen ist die bestehende Personalunion bei der Leiterin der Kasse unverzüglich aufzuheben“ zunächst nicht gefolgt werden soll. Die Verwaltung soll mit dem Gemeindeprüfungsamt der Kreisverwaltung Vulkaneifel in einen Austausch treten.