Beschluss:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss bevollmächtigt den Bürgermeister, den Auftrag über die Anmietung und Wartung von Kopier- und Druckersystemen für die Verbandsgemeinde Gerolstein an die Firma Blum GmbH aus Waldesch zu vergeben und die erforderlichen Verträge zu schließen.

Sachverhalt:

 

Seit der Fusion wurden die bis dato vorhandenen Kopier- und Drucksysteme weiter genutzt und die vorhandenen Service- und Wartungsverträge jeweils verlängert. Dies führte dazu, dass nunmehr eine Reihe von Geräten am Ende der Nutzungsdauer angelangt ist und auch teilweise schon ausgetauscht werden musste. Für die Ersatzgeräte wurden allerdings nur Verträge mit sehr kurzen Laufzeiten vereinbart, so dass nunmehr eine Ausschreibung aller Kopier- und Drucksysteme erfolgen konnte.

 

Ziel ist es, dass in den Rathausstandorten kleine Einzelgeräte nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen - beispielsweise in den Bürgerbüros, bei denen der Arbeitsplatz zum Drucken nicht verlassen werden kann. Die übrigen Arbeitsplätze sollen nicht (mehr) mit einem Arbeitsplatzdrucker ausgestattet werden, sondern die Mitarbeitenden künftig die zentralen Geräte nutzen. Des Weiteren werden zwei Großgeräte nicht durch neue Geräte ersetzt und eingespart.

 

Bei der Ausschreibung wurde Wert darauf gelegt, dass einheitliche Geräte an allen Schul- und Verwaltungsstandorten zum Einsatz kommen. Insgesamt wurden 22 Geräte (in zwei Leistungsklassen: 60 bzw. 75 Seiten pro Minute) ausgeschrieben. Hierbei wurden der Kindergarten Kunterbunt in Hillesheim sowie alle Schulstandorte, die drei Rathausstandorte sowie die VG-Werke im Bahnhof Gerolstein berücksichtigt.

 

Die Ausschreibung wurde so verfasst, dass die Bieter eine monatliche Miete/Leasingrate angeben müssen; hinzu kommen die Kosten des tatsächlichen Druckvolumens (Klickpreis). Bislang wurde ein jährliches Druckvolumen von ca. 1.800.000 Seiten schwarz/weiß und ca. 1.000.000 Seiten Farbe erzielt – langfristig wird eine Reduzierung angestrebt, weswegen keine Mindestabnahmemengen ausgeschrieben wurden. Das Miet-/Leasingverhältnis erstreckt sich auf 60 Monate.

 

Es wurde eine Bewertungsmatrix für die Ausschreibung erstellt, bei der der Preis mit 40% berücksichtigt wurde. Bei der Wertung der Angebote wurden insbesondere die Geräte mit hohen Punkten versehen, die einen niedrigen Energieverbrauch aufweisen (25 %). Ebenso wurden weitere Aspekte wie Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit berücksichtigt (15 %). Die Kapazität der Verbrauchsmaterialien sowie der Vor-Ort-Service komplettierten die Bewertungsmatrix mit je 10 %.

 

Die vorgeschriebene europaweite Ausschreibung der Systeme erfolgte am 11.07.2022. Angebote waren abzugeben bis zum 16.08.2022. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten sich insgesamt acht Interessenten die Angebotsunterlagen heruntergeladen und auch umfangreiche Bieterfragen zu der Ausschreibung gestellt. Bis zum Submissionstermin ist trotz vieler Anfragen nur ein Angebot abgegeben worden. Dies wurde seitens der Zentrale Vergabestelle formell und seitens der IT fachlich geprüft. Es bestehen keine Gründe zur Beanstandung. Anbieter ist die Firma Blum GmbH aus Waldesch, welche auch bereits in der Vergangenheit Geräte in den ehemaligen Verbandsgemeinden Hillesheim und Obere Kyll geliefert hat.

 

Das Angebot schließt im Bereich der Gerätemiete mit einer Angebotssumme in Höhe von 158.746,48 Euro für die gesamte Vertragslaufzeit von 60 Monaten. Somit liegen wir bei jährlichen Aufwendungen für die Geräte in Höhe von 31.746,30 Euro.

 

Beim CLICK (Preis je Ausdruck/Kopie) schließt das Angebot mit einem Preis für eine Kopie/Ausdruck in schwarz-weiß in Höhe von 0,0058 € und bei einer Kopie/Ausdruck in Farbe mit 0,0381 €. Aufgrund der Verbräuche in den letzten Jahren wurden für schwarz-weiß Kopien/Ausdrucke ein Jahresvolumen von 1.800.000 = 10.495,80 € und bei farbigen Kopien/Ausdrucken 1.000.000 = 38.080,00 € zugrunde gelegt. Somit ist künftig von Kopier- und Druckkosten von jährlich 80.325,10 € auszugehen. In den Jahren 2020 und 2021 hatte die Verbandsgemeinde durchschnittliche Kopier- und Druckkosten in Höhe von 101.458 €. Daher ist mit einer Kostenersparnis von ca. 20.000 € jährlich zu rechnen.

 

 

Für die Installation der Geräte und den Erwerb einer erforderlichen Texterkennungssoftware entstehen einmalig Kosten in Höhe von 2.499 €.

 

Bei den angebotenen EPSON Geräten handelt es sich um spezielle Tintengeräte, welche eine nachhaltige Alternative zu bisherigen Drucksystemen darstellen. Durch den Einsatz werden in weiteren Bereichen Einsparungen erzielt.

 

Nach Berechnungen, welche durch Firma Blum in Zusammenarbeit mit EPSON erstellt wurden, ist durch den Ersatz der Großgeräte mit weiteren Einsparungen zu rechnen. So kann der Stromverbrauch um ca. 98 % (38.800 kWh / Jahr) gegenüber den bisherigen Großgeräten reduziert werden. Bei den Tintenstrahldrucken entfällt das Aufwärmen der Fixiereinheiten, die bei den bisherigen Tonergeräten üblich sind. Der Wechsel von Verbrauchsmaterialien ist ebenfalls deutlich geringer, da die Tintenbehälter deutlich ergiebiger sind als die Tonerkartuschen. Dies spart Ressourcen im Bereich der IT und hilft bei der Vermeidung von Abfällen.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Die Finanzierung erfolgt (überwiegend in den Folgejahren) über die in den einzelnen Teilhaushalten (Miete/Leasing bzw. Büromaterial) bzw. bei den Verbandsgemeindewerken veranschlagten Mittel für den jeweils entfallenden Anteil.